A Look Behind the Scenes: What visitors don’t see at the Musikfestwochen

Als partner van de Winterthur Musikfestwochen kregen we dit jaar een bijzonder kijkje achter de schermen van het festival. Samen met onze medewerkers genoten we van een exclusieve rondleiding over het festivalterrein en sloten we de avond af met fantastische muziek. Al snel werd duidelijk dat er veel meer schuilgaat achter dit twaalfdaagse festival dan bezoekers op het eerste gezicht beseffen.

Nik Müller-Crepon, mededirecteur van het Winterthur Music Festival, legt in deze blogpost uit waarom het festival iedereen het hele jaar door bezig houdt en hoeveel indrukwekkend werk er in de organisatie ervan wordt gestoken.

Er is één vraag die we keer op keer te horen krijgen: ‘Doe je dit werk eigenlijk het hele jaar door?’ Ik begrijp wel waar die vraag vandaan komt. Iedereen die de Musikfestwochen bezoekt, beleeft twaalf festival dagen. Podia, concerten, mensen, eten, drinken, ontmoetingen. En op een gegeven moment ga je naar huis en denk je misschien: Dat was het dan.

Voor ons natuurlijk niet. Zodra het laatste concert is afgelopen, begint de volgende ronde eigenlijk al. Want achter deze twaalf dagen schuilt een hele jaarcyclus en een verbazingwekkende hoeveelheid werk die je tijdens het festival zelf bijna nooit te zien krijgt.

Het werk begint als het festival eindigt

Na het slotconcert is het tijd om even op adem te komen – maar niet voor lang. In de herfst gaan we met z’n allen om de tafel zitten, blikken we terug, evalueren we en bespreken we wat goed ging en waar we ons kunnen verbeteren. Daarna gaan we meteen weer verder: begrotingsplanning, vergunningen, personeelsbezetting, processen, nieuwe ideeën, coördinatie en heel wat vergaderingen. Voor ons zijn de winter en de lente dan ook geenszins een tijd om in winterslaap te gaan.

De Musikfestwochen werken een beetje als een gigantisch uurwerk. Veel kleine tandwieltjes grijpen in elkaar, elke afdeling heeft zijn taken en uiteindelijk moet alles als één geheel functioneren. Juist dit nauwgezette werk zien bezoekers bijna nooit. En misschien is dat zelfs een goed teken.

Indrukwekkende cijfers. Nog indrukwekkender: de mensen die hierachter zitten.

Een paar cijfers geven een idee van de omvang van het festival:

• 60.000 bezoekers
• 30.000 uur vrijwilligerswerk
• 1.200 vrijwilligers
• 228 partners
• 129 hoogtepunten in het programma
• 14 podia
• 12 festivaldagen, waarvan 9 gratis

Daarnaast zijn er drie weken opbouw, twee weken afbouw en een organisatiemodel dat vooral op mij, als nieuwkomer in de regio, grote indruk maakte. Afgezien van het zevenkoppige kantoorteam, dat samen 420 procent van een fulltime functie dekt, wordt vrijwel het hele festival door vrijwilligers gerund. Een achtkoppig uitvoerend comité, zo’n 50 leden van het organisatiecomité en meer dan 1.200 helpers nemen gezamenlijk het grootste deel van het werk voor hun rekening.

Wat mij vooral fascineert, is hoe naadloos dit systeem functioneert. De afzonderlijke afdelingen werken met een ongelooflijke mate van autonomie, beslissingen sluiten naadloos op elkaar aan en dankzij jarenlange ervaring verloopt het meeste verbazingwekkend soepel. Dit jaar vindt de 51e editie plaats en juist deze voortdurende ontwikkeling is op elk gebied voelbaar.

Een festival midden in het hart van de stad

De Musikfestwochen hebben geen festivalterrein ergens aan de rand van de stad. Ons festival vindt plaats midden in het hart van de oude binnenstad van Winterthur. En dat is precies wat een groot deel van de magie uitmaakt. Maar het is ook een groot deel van het werk: we onderhouden contacten met omwonenden, bedrijven, marktkramers, de autoriteiten en talloze partners. We spelen in op plotselinge weersveranderingen, hitte, technische uitdagingen en zaken die simpelweg niet van tevoren kunnen worden gepland. Soms is het een kleinigheid die plotseling een heel groot probleem wordt. En soms veranderen dingen heel langzaam.

Een goed voorbeeld hiervan is ons mineraalwater: in 2026 werd meer dan 5.300 liter bruisend water verkocht. In 2023 lag dat cijfer nog rond de 3.700 liter. Tegelijkertijd daalt de alcoholconsumptie al enkele jaren merkbaar.

Dit soort veranderingen zijn misschien niet het eerste waar je aan denkt als je aan een festival denkt. Maar ze zijn belangrijk voor ons. Omdat ze laten zien dat een festival mee verandert met zijn publiek en dat we daar goed op moeten letten.

Als het er echt hectisch aan toe gaat

Druk komt bij de Musikfestwochen in allerlei vormen voor. Voor het infrastructuurteam bijvoorbeeld komt het pas echt in een stroomversnelling drie weken voordat het festival begint. Dan begint de opbouw en is het schema strak. Op de boekingsafdeling daarentegen moet je altijd voorbereid zijn op onverwachte gebeurtenissen. Ook dit jaar moesten we twee acts vervangen, gelukkig waren het geen headliners.

De grootste collectieve druk komt echter voort uit iets heel anders: onze jaarlijkse cyclus. Iedereen werkt toe naar deze twaalf dagen. En veel van wat tijdens het festival opvalt, kan niet zomaar volgende week worden veranderd. Er is namelijk geen ‘volgende week’. Tegen die tijd is het festival voorbij. Daarom zijn de maanden vooraf zo belangrijk. Terwijl we ons voorbereiden, kunnen we dingen doordenken, bespreken, uitproberen en oplossingen vinden.

En dan gaat het allemaal van start. Vanaf dat moment zitten we in de festivalmodus. Dan gaat het minder om plannen en meer om reageren. Er gebeurt altijd wel iets. De enige vraag is: wat?

Wat helpt dan?

Heel eenvoudig: teamwork.

Bij de Musikfestwochen helpen mensen elkaar, zelfs als iets eigenlijk niet onder hun eigen verantwoordelijkheid valt. Plotseling is er iemand bij een ingang in gesprek met een teleurgestelde gast die het terrein niet meer op kan. Iemand anders voert de laatste controle uit voordat de bars sluiten. En ergens moeten er tussendoor voorraden worden geregeld. Iedereen trekt aan hetzelfde touw.

Op momenten als deze besef je pas echt hoe belangrijk wederzijds begrip en open communicatie zijn. En tegelijkertijd gebeurt er iets prachtigs: je beseft waarom je dit allemaal doet. Als je ziet hoe belangrijk de Musikfestwochen voor Winterthur zijn en met hoeveel passie zoveel mensen zich inzetten, ontstaat er een diep gevoel van verantwoordelijkheid. Dat helpt je zelfs de meest intense momenten door te komen.

Het moment waarop alles op zijn plaats valt

Er is elk jaar weer een moment dat bijzonder is. Het concert begint. Mensen komen samen. De muziek klinkt. En plotseling valt alles op zijn plaats. Wat voorheen bestond uit maandenlange e-mails, vergaderingen, plannen, telefoontjes, beslissingen, opbouwwerk en duizend kleine klusjes, ligt plotseling voor je neus. Op het podium en ervoor. Dan wordt duidelijk waar honderden mensen naartoe hebben gewerkt.

Het is een ongelooflijk gevoel. Waar je ook kijkt, zie je mensen die hun steentje hebben bijgedragen om juist dit moment mogelijk te maken. En plotseling vallen alle radertjes in elkaar en vormen ze een groter geheel. Misschien voel je dit het sterkst tegen het einde van het festival. Wanneer je energie allang op is, maar je toch nog niet naar huis wilt. Omdat je midden in de drukte staat, samen met alle mensen die hebben geholpen deze bijzondere wereld te creëren.

Meer dan twaalf dagen

Ik ben ontzettend dankbaar en trots dat ik een rol mag spelen in de Musikfestwochen. Natuurlijk wist ik van tevoren al hoe belangrijk dit festival voor Winterthur is. Maar pas achter de schermen besefte ik pas echt hoeveel er daadwerkelijk in zit. Hoeveel mensen investeren hun tijd, hun ideeën en hun energie zodat deze twaalf dagen überhaupt kunnen plaatsvinden.

En dat is precies wat ik zo bijzonder vind: iedereen kan er deel van uitmaken.

Je kunt je eigen sterke punten inbrengen, verantwoordelijkheid nemen, nieuwe dingen leren, mensen leren kennen en deel uitmaken van een gemeenschap die veel verder reikt dan de twaalf festivaldagen. Misschien is dat uiteindelijk wel het mooiste aan de Musikfestwochen: achter elk podium, elk concert en elk bijzonder moment schuilt een heel jaar waarin mensen samenwerken om iets tot stand te brengen. Iets dat groter is dan welk individu dan ook. En dat vervolgens twaalf dagen lang aan de hele stad toebehoort.