Zajrzyjmy za kulisy: czego goście nie widzą podczas Musikfestwochen

Jako partner festiwalu Winterthur Musikfestwochen mieliśmy w tym roku okazję zajrzeć za kulisy tego wydarzenia. Razem z naszymi pracownikami wzięliśmy udział w ekskluzywnej wycieczce z przewodnikiem po terenie festiwalu, a wieczór zakończyliśmy przy akompaniamencie fantastycznej muzyki. Szybko stało się jasne, że ten dwunastodniowy festiwal kryje w sobie o wiele więcej, niż goście mogą dostrzec na pierwszy rzut oka.

Nik Müller-Crepon, współdyrektor Festiwalu Muzycznego w Winterthur, wyjaśnia w tym wpisie na blogu, dlaczego festiwal angażuje wszystkich przez cały rok i jak imponujący nakład pracy wiąże się z jego organizacją.

Jest jedno pytanie, które słyszymy raz po raz: „Czy naprawdę wykonujecie tę pracę przez cały rok?”. Rozumiem, skąd bierze się to pytanie. Każdy, kto bierze udział w Musikfestwochen, przeżywa dwanaście dni festiwalu. Sceny, koncerty, ludzie, jedzenie, napoje, spotkania. A w pewnym momencie wraca się do domu i być może myśli: To już koniec.

Oczywiście nie dla nas. Ledwie zakończył się ostatni koncert, a już zaczyna się kolejna runda. Bo za tymi dwunastoma dniami kryje się cały roczny cykl i zadziwiająca ilość pracy, której prawie nigdy nie widać podczas samego festiwalu.

Praca zaczyna się, gdy festiwal się kończy

Po ostatnim koncercie nadchodzi czas na chwilę oddechu – ale nie na długo. Jesienią siadamy razem, spoglądamy wstecz, oceniamy i omawiamy, co poszło dobrze, a co możemy poprawić. Potem od razu zabieramy się do pracy: planowanie budżetu, pozwolenia, kadry, procesy, nowe pomysły, koordynacja i sporo spotkań. Dlatego dla nas zima i wiosna w żadnym wypadku nie są czasem hibernacji.

Musikfestwochen działają trochę jak gigantyczny mechanizm zegarowy. Wiele małych trybików zazębia się ze sobą, każdy dział ma swoje zadania, a ostatecznie wszystko musi działać zgodnie. To właśnie tej precyzyjnej pracy goście prawie nigdy nie dostrzegają. I być może to nawet dobry znak.

Imponujące liczby. Jeszcze bardziej imponujący są ludzie, którzy za nimi stoją.

Kilka liczb ilustruje skalę festiwalu:

• 60 000 odwiedzających
• 30 000 godzin pracy wolontariackiej
• 1 200 wolontariuszy
• 228 partnerów
• 129 najważniejszych wydarzeń w programie
• 14 scen
• 12 dni festiwalu, z czego 9 dni z bezpłatnym wstępem

Do tego dochodzą trzy tygodnie przygotowań, dwa tygodnie demontażu oraz model organizacyjny, który szczególnie zaimponował mi jako nowicjuszowi w tej dziedzinie. Oprócz siedmioosobowego zespołu biurowego, którego członkowie dzielą między sobą łącznie 420 procent etatu, praktycznie cały festiwal jest prowadzony przez wolontariuszy. Ośmioosobowy komitet wykonawczy, około 50 członków komitetu organizacyjnego oraz ponad 1 200 pomocników wspólnie biorą na siebie większość pracy.

Szczególnie fascynuje mnie to, jak płynnie działa ten system. Poszczególne działy działają z niesamowitą autonomią, decyzje się ze sobą zazębiają, a dzięki wieloletniemu doświadczeniu większość procesów przebiega zadziwiająco sprawnie. W tym roku odbywa się 51. edycja festiwalu i właśnie ten ciągły rozwój można odczuć w każdym obszarze.

Festiwal w samym sercu miasta

Musikfestwochen nie odbywają się na terenie festiwalowym gdzieś na obrzeżach miasta. Nasz festiwal rozgrywa się w samym sercu starego miasta Winterthur. I właśnie to stanowi dużą część jego magii. Jest to jednak również duża część naszej pracy: współpracujemy z lokalnymi mieszkańcami, przedsiębiorcami, handlarzami na targu, władzami i niezliczoną liczbą partnerów. Reagujemy na nagłe zmiany pogody, upały, wyzwania techniczne i sytuacje, których po prostu nie da się zaplanować z wyprzedzeniem. Czasami drobna sprawa nagle staje się poważnym problemem. A czasami zmiany zachodzą bardzo powoli.

Dobrym przykładem jest nasza woda mineralna: w 2026 roku sprzedano ponad 5 300 litrów wody gazowanej. W 2023 roku liczba ta wynosiła jeszcze około 3 700 litrów. Jednocześnie od kilku lat wyraźnie spada spożycie alkoholu.

Takie zmiany mogą nie być pierwszą rzeczą, która przychodzi na myśl, gdy myśli się o festiwalu. Są one jednak dla nas ważne. Pokazują bowiem, że festiwal zmienia się wraz ze swoją publicznością i że musimy zwracać na to baczną uwagę.

Kiedy robi się naprawdę gorączkowo

Podczas Musikfestwochen presja przybiera różne formy. Na przykład dla zespołu ds. infrastruktury prawdziwa praca zaczyna się trzy tygodnie przed rozpoczęciem festiwalu. Wtedy rozpoczyna się montaż, a harmonogram jest napięty. Z kolei w dziale rezerwacji zawsze trzeba być przygotowanym na nieprzewidziane sytuacje. Również w tym roku musieliśmy zastąpić dwa zespoły, na szczęście żaden z nich nie był główną gwiazdą.

Największa zbiorowa presja wynika jednak z czegoś zupełnie innego: z naszego rocznego cyklu. Wszyscy pracują na te dwanaście dni. A wielu elementów, które wyróżniają się podczas festiwalu, nie da się po prostu zmienić w przyszłym tygodniu. Nie ma bowiem „przyszłego tygodnia”. Do tego czasu festiwal już się skończy. Dlatego miesiące poprzedzające festiwal są tak ważne. Podczas przygotowań możemy wszystko przemyśleć, omówić, wypróbować i znaleźć rozwiązania.

A potem wszystko się zaczyna. Od tej chwili jesteśmy w trybie festiwalowym. Wtedy mniej chodzi o planowanie, a bardziej o reagowanie. Zawsze coś się dzieje. Pytanie tylko: co?

Co więc pomaga?

Po prostu: praca zespołowa.

Podczas Musikfestwochen ludzie pomagają sobie nawzajem, nawet jeśli coś nie leży w ich zakresie obowiązków. Nagle ktoś rozmawia przy wejściu z rozczarowanym gościem, który nie może już dostać się na teren festiwalu. Ktoś inny przeprowadza ostatnią rundę kontroli przed zamknięciem barów. A gdzieś na boku trzeba zorganizować zaopatrzenie. Wszyscy dążą do tego samego celu.

Właśnie w takich chwilach uświadamiasz sobie, jak ważne są wzajemne zrozumienie i otwarta komunikacja. A jednocześnie dzieje się coś cudownego: zdajesz sobie sprawę, dlaczego to wszystko robisz. Kiedy widzisz, jak ważne są Musikfestwochen dla Winterthur i z jaką ogromną pasją angażuje się w to tak wiele osób, rodzi się głębokie poczucie odpowiedzialności. To pozwala przetrwać nawet najbardziej intensywne momenty.

Chwila, w której wszystko układa się w całość

Co roku powraca ta wyjątkowa chwila. Rozpoczyna się koncert. Ludzie zbierają się razem. Rozbrzmiewa muzyka. I nagle wszystko układa się w całość. To, co wcześniej składało się z miesięcy e-maili, spotkań, planów, rozmów telefonicznych, decyzji, przygotowań i tysiąca drobnych zadań, nagle pojawia się tuż przed tobą. Na scenie i przed nią. Wtedy staje się jasne, do czego dążyły setki ludzi.

To niesamowite uczucie. Gdziekolwiek spojrzysz, widzisz ludzi, którzy przyczynili się do tego, by ta właśnie chwila stała się możliwa. I nagle wszystkie małe trybiki łączą się, tworząc większą całość. Być może odczuwasz to najsilniej pod koniec festiwalu. Kiedy twoja energia już dawno się wyczerpała, a mimo to nadal nie chcesz wracać do domu. Ponieważ jesteś w samym środku tego wszystkiego, razem z ludźmi, którzy pomogli stworzyć ten wyjątkowy świat.

Ponad dwanaście dni

Jestem niezmiernie wdzięczny i dumny, że mogę wziąć udział w Musikfestwochen. Oczywiście już wcześniej wiedziałem, jak ważny jest ten festiwal dla Winterthur. Jednak dopiero za kulisami zdałem sobie sprawę, ile faktycznie w to wszystko wkłada się wysiłku. Ilu ludzi poświęca swój czas, pomysły i energię, aby te dwanaście dni mogło w ogóle się odbyć.

I właśnie to uważam za coś wyjątkowego: każdy może w tym uczestniczyć.

Można wnieść swój wkład, wziąć na siebie odpowiedzialność, nauczyć się nowych rzeczy, poznać ludzi i stać się częścią społeczności, która wykracza daleko poza te dwanaście dni festiwalu. Być może w końcu to właśnie jest najwspanialsze w Musikfestwochen: za każdą sceną, każdym koncertem i każdą wyjątkową chwilą kryje się cały rok wspólnej pracy ludzi, którzy sprawiają, że coś się dzieje. Coś, co przewyższa możliwości pojedynczej osoby. I co następnie przez dwanaście dni należy do całego miasta.